CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO DI PRODOTTI E SERVIZI FORNITI DALL’AZIENDA

Premessa

I presenti Termini e Condizioni Generali (di seguito, “Termini”) disciplinano la licenza e l'uso dei servizi e/o dei prodotti software e/o dei servizi di consulenza e/o assistenza e/o dei risultati dei servizi suddetti, in qualsiasi forma e formato, in tutto e/o in parte (di seguito, individualmente o collettivamente, “Prodotto/i”) forniti da Sysman Progetti & Servizi S.r.l., con sede legale in Roma, Via Benedetto Croce 62 A/1, 00142 (di seguito, la “Società” o “Sysman”). I presenti Termini si applicano anche alla circostanza in cui i suddetti Prodotti, in tutto e/o in parte, vengano distribuiti da una società controllata o in partecipazione di Sysman o da un distributore autorizzato di Sysman.
L’utente, persona fisica o giuridica, individuale o collettiva che accede a e/o utilizza i Prodotti della Società, in tutto e/o in parte (di seguito, il “Cliente”), accetta di essere vincolato dai presenti Termini.

1. Documenti contrattuali e clausole speciali

I presenti Termini si applicano all’uso e/o allo sfruttamento dei Prodotti concordati tramite i singoli ordini con il Cliente, e si estendono a tutti gli aggiornamenti, adattamenti, miglioramenti, sviluppi, relativa documentazione, lavori derivati, parziali o completi, dei Prodotti effettuati dalla Società.
Qualora nell’Ordine vengano inserite condizioni contrattuali speciali discordanti con i presenti Termini, le condizioni contrattuali speciali avranno la prevalenza. Per Ordine/i si intende una offerta, un PO, un ordine o qualsiasi altro documento assimilabile, tramite il quale si stabiliscono, a scopo esemplificativo, i Prodotti concessi in uso e/o licenza al cliente, il loro prezzo, e le condizioni di fatturazione.

2. Diritti di proprietà intellettuale

Tutti i diritti di proprietà industriale e intellettuale e i diritti di sfruttamento economico sui Prodotti, inclusi senza limitazione quelli resi disponibili mediante Cloud, in tutto e/o in parte e per il territorio Mondo, appartengono esclusivamente alla Società e tali rimarranno. Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale sui Prodotti e/o sui servizi Cloud correlati. Il Cliente si impegna a non rimuovere o alterare alcun avviso di proprietà intellettuale contenuto sui o nei Prodotti. Appartengono altresì alla Società tutti i diritti su marchi, loghi, design e altri segni distintivi che accompagnano i Prodotti. Il Cliente potrà quindi utilizzarli solo previa separata autorizzazione scritta della Società.

3. Licenza ed utilizzo dei Prodotti

3.1. La Società concede al Cliente l’utilizzo e/o la licenza d’uso (a seconda del caso, individualmente o collettivamente “Licenza”) dei Prodotti specificati nei singoli Ordini, per la durata prevista dal singolo Ordine, con efficacia a partire dalla data di attivazione della stessa dalla Società, ai termini e condizioni qui presenti nonché alle condizioni speciali eventualmente presenti in ciascun Ordine, secondo quanto stabilito dall’articolo 1 che precede. La Licenza non comporta alcuna rinuncia o cessione da parte della Società sui diritti di cui all’articolo 2.

3.2. I prodotti vengono concessi in licenza in maniera non esclusiva, secondo il prezzo concordato con il Cliente. Al Cliente è fatto divieto di sub-licenziare a terzi o dare in uso a terzi i Prodotti, in tutto e/o in parte, senza il consenso scritto della Società. All’interno del singolo Ordine verranno indicate il numero di utenze, primarie ed eventualmente secondarie, abilitate ed autorizzate all’uso, anche contemporaneo, dei Prodotti. I Prodotti potrebbero essere resi disponibili mediante Cloud; in tal caso, l'accesso e l'uso dei Prodotti saranno soggetti ai termini e alle condizioni specifiche del servizio Cloud fornito dalla Società. Il Cliente deve assicurarsi di rispettare tutte le norme e le linee guida del servizio Cloud, incluse senza limitazione quelle relative alla proprietà intellettuale, alle politiche di sicurezza e alla privacy.

3.3. La Società fornirà al Cliente le credenziali di accesso per l’utilizzo dei Prodotti concordati nell’Ordine. La Società fornirà altresì al Cliente le necessarie informazioni di natura tecnica per l’uso e l’installazione dei Prodotti, nonché le informazioni relative ai dispositivi che supportano i Prodotti. Pertanto, il Cliente dovrà verificare l’idoneità e la compatibilità dei propri sistemi, anche nel caso di Prodotti resi disponibili mediante Cloud, e rinuncia a qualsiasi pretesa nei confronti della Società per malfunzionamenti dovuti alla inadeguatezza dei propri sistemi o al mancato rispetto delle istruzioni fornite dalla Società.

3.4. Al Cliente è fatto divieto di:

a) utilizzare i Prodotti su dispositivi differenti da quelli concordati con la Società.

b) divulgare, pubblicare, commercializzare i Prodotti, se non espressamente autorizzato dalla Società, anche in un momento successivo alla scadenza della Licenza.

c) duplicare o copiare, o far duplicare o copiare i Prodotti, in tutto e/o in parte, anche dopo la scadenza della Licenza. Al Cliente è concessa una copia di back-up, previa informativa alla Società; tale copia potrà essere utilizzata solamente al fine di re- installare i Prodotti. Per i Prodotti resi disponibili mediante Cloud, il Cliente non è autorizzato a creare copie di back-up, poiché tale gestione è demandata alla Società o al fornitore del servizio Cloud.

d) cedere i Prodotti (in tutto e/o in parte) o concedere a terzi l’utilizzo dei Prodotti (in tutto e/o in parte).

3.5. Qualora il Cliente utilizzi i Prodotti per fini contrari alla Legge, la Società sarà manlevata da qualsiasi responsabilità.

3.6. La Società si riserva il diritto di effettuare controlli periodici per verificare il valido e legale utilizzo dei Prodotti, in tutto e/o in parte, da parte del Cliente. Tali controlli potranno includere, ma non saranno limitati a, ispezioni, richieste di documentazione e verifiche tecniche, e saranno condotti nel rispetto delle normative vigenti e delle clausole contrattuali. Il Cliente si impegna a collaborare pienamente con la Società durante tali verifiche, fornendo tutte le informazioni e l'accesso necessari per assicurare la conformità ai Termini, ad eventuali condizioni speciali e alle leggi applicabili. Per i Prodotti resi disponibili mediante Cloud, tali controlli potranno includere l'accesso ai registri di utilizzo del servizio Cloud per verificare la conformità ai presenti Termini.

3.7. La Società potrà risolvere immediatamente i Termini, la Licenza, e il relativo Ordine qualora il Cliente violi anche una sola delle disposizioni del presente articolo, fermo restando il diritto della Società di chiedere il risarcimento dei danni eventualmente subiti.

4. Aggiornamenti dei prodotti

Gli aggiornamenti dei Prodotti saranno forniti dalla Società al Cliente nel corso dell’erogazione della Licenza, e riguarderanno esclusivamente i Prodotti concessi in Licenza. A tali aggiornamenti si applicheranno tutti i Termini e le condizioni speciali relative ai Prodotti, fatta salva la possibilità per la Società di richiedere un compenso aggiuntivo al Cliente. Il Cliente riconosce e accetta che gli aggiornamenti possono comportare modifiche o eliminazioni di alcune funzionalità dei Prodotti.

5. Prezzi e pagamenti

5.1. Il canone da pagare per la Licenza dei Prodotti viene stabilito nei singoli Ordini sottoscritti dal Cliente.

5.2. Eventuali aggiornamenti dei Prodotti potranno essere soggetti ad un canone separato, da concordare di volta in volta tra le parti.

5.3. Il rinnovo della Licenza prevede un canone distinto, che sarà stabilito tramite Ordine separato o diverso accordo scritto tra il Cliente e la Società.

5.4. Il pagamento dei canoni dovrà essere effettuato secondo i termini indicati nel relativo Ordine sottoscritto dal Cliente. In assenza di specifiche indicazioni, il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni dal ricevimento della fattura emessa dalla Società.

5.5. In caso di mancato o ritardato pagamento di una qualsiasi somma, la Società avrà il diritto di: (a) sospendere immediatamente ogni prestazione dovuta ai sensi dei Termini e del singolo Ordine, compreso la Licenza e la prestazione dei servizi accessori; (b) risolvere anticipatamente la Licenza e i Termini mediante semplice comunicazione scritta ai sensi dell’art. 1456 c.c.; (c) sospendere ogni prestazione dovuta ai sensi di eventuali altri contratti in essere con il Cliente, compreso l’uso dei prodotti licenziati ai sensi di tali contratti e la prestazione di qualsivoglia servizio ad essi relativo.

5.6. Il Cliente rinuncia a proporre eventuali contestazioni o eccezioni senza aver preventivamente adempiuto alle proprie obbligazioni di pagamento ai sensi del presente articolo.

5.7. Tutti i corrispettivi previsti dal presente articolo si intendono al netto di IVA e di ogni ulteriore imposta eventualmente applicabile.

6. Ritiro dal mercato

6.1. Il Cliente riconosce che i Prodotti sono soggetti a continua evoluzione tecnologica, il che può portarli a diventare obsoleti e richiedere il loro ritiro dal mercato e/o, eventualmente, la loro sostituzione con nuovi prodotti. La Società si riserva il diritto, a sua esclusiva discrezione, di ritirare dal mercato uno o più Prodotti e/o servizi correlati durante la durata della Licenza.

6.2. In tal caso: a) la Società informerà il Cliente per iscritto, con un preavviso di almeno sei mesi, della sua intenzione di ritirare dal mercato uno o più Prodotti. La comunicazione conterrà una descrizione di un eventuale nuovo prodotto o servizio che sostituirà quello ritirato, che potrebbe basarsi su tecnologie diverse rispetto a quelle del prodotto ritirato; b) se il Prodotto ritirato non verrà sostituito, i Termini e la Licenza cesseranno di avere effetto con riferimento al Prodotto ritirato alla data indicata nella comunicazione, e comunque non prima dei 6 mesi anzidetti. A partire da tale data, il Prodotto ritirato cesserà di funzionare o di essere erogato e il Cliente avrà diritto alla restituzione della quota di corrispettivo eventualmente già pagata per il periodo in cui non potrà utilizzare il Prodotto ritirato; c) se il Prodotto ritirato verrà sostituito con un nuovo prodotto, il Cliente avrà il diritto di recedere dalla Licenza e dai Termini con riferimento al Prodotto ritirato, con efficacia dall’ultimo giorno del sesto mese successivo alla data della comunicazione. In caso contrario, i Termini e la Licenza continueranno ad avere effetto con riferimento al nuovo prodotto, e ogni riferimento al Prodotto ritirato sarà inteso riferito al nuovo prodotto.

7. Esclusione della garanzia

7.1. I Prodotti sono forniti “così come sono” e “come disponibili” senza alcuna garanzia di alcun tipo, espressa o implicita, incluse, ma non limitate a, soddisfacimento del cliente, garanzie di commerciabilità, esenzione da errori, idoneità per un particolare scopo, prestazioni derivanti da uso, commercio o prassi, violazioni dei diritti di terzi derivanti dall'uso dei Prodotti da parte del Cliente. La Società fornirà comunque supporto in caso di errori, senza che ciò possa comportare alcuna assunzione di responsabilità da parte della Società per eventuali danni o conseguenze derivanti da tali errori.

7.2. Il Cliente riconosce e accetta espressamente che l'uso dei Prodotti è a proprio rischio esclusivo.

7.3. La presente esclusione di garanzia rimarrà in vigore anche dopo la scadenza o la risoluzione della Licenza e dei Termini.

8. Danni e Responsabilità

8.1. La Società sarà responsabile esclusivamente per i danni diretti e prevedibili derivanti da un inadempimento grave o intenzionale dei propri obblighi ai sensi dei presenti Termini. In nessun caso la Società sarà responsabile per eventuali danni indiretti, incidentali, speciali, consequenziali o punitivi, inclusi senza limitazione, danni per perdita di profitti, avviamento, uso, o altre perdite intangibili derivanti, a scopo esemplificativo, da (a) uso o incapacità di usare i Prodotti; (b) accesso non autorizzato, o alterazione dei dati del Cliente; (c) dichiarazioni o comportamenti di terzi sui Prodotti; d) eventuali bug, virus, trojan o simili che possano essere trasmessi tramite i Prodotti da terzi.

8.2. In ogni caso, la responsabilità complessiva della Società, derivante da qualsiasi danno diretto o prevedibile, non supererà l'importo totale pagato dal Cliente per la Licenza dei relativi Prodotti nei dodici (12) mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla responsabilità.

8.3. La Società non sarà responsabile per danni causati da: a) utilizzo improprio o non autorizzato dei Prodotti da parte del Cliente; b) malfunzionamenti o incompatibilità dei sistemi del Cliente;

c) eventuali modifiche o interventi sui Prodotti effettuati dal Cliente o da terzi senza il consenso della Società; d) eventi di forza maggiore, inclusi ma non limitati a calamità naturali, guerre, sommosse, atti terroristici, interruzioni di rete o di servizi internet.

8.4. Il Cliente si impegna a prendere tutte le misure ragionevoli per mitigare eventuali danni subiti. La mancata adozione di tali misure escluderà o ridurrà la responsabilità della Società per i danni che avrebbero potuto essere evitati o ridotti attraverso l'adozione di tali misure.

9. Durata, recesso e risoluzione

9.1. Il Cliente ha il diritto di recedere dai Termini con la Società esclusivamente nei seguenti casi: a) qualora la Società non riesca a fornire i Prodotti entro il termine concordato e non rimedi a tale inadempimento entro 30 giorni dalla ricezione di una comunicazione scritta di diffida inviata dal Cliente; b) qualora i Prodotti presentino difetti gravi tali da impedirne il normale utilizzo e la Società non riesca a correggere tali difetti entro 30 giorni dalla ricezione di una comunicazione scritta di segnalazione da parte del Cliente.
In caso di recesso, il Cliente sarà comunque tenuto al pagamento dei canoni maturati fino alla data in cui i Prodotti sono stati effettivamente utilizzati. Il Cliente sarà altresì tenuto a risarcire la Società per eventuali danni e costi legati al o derivanti dal recesso, e conseguenti alla mancata collaborazione nella risoluzione dei difetti, qualora tale condotta del Cliente abbia impedito o ritardato la correzione dei suddetti difetti.

9.2. Nel caso in cui il Cliente violi qualsiasi delle disposizioni dei presenti Termini, incluso senza limitazione il mancato pagamento dei canoni, in tutto e/o in parte, dovuti dal Cliente, e non rimedi a tale violazione entro 15 giorni dalla ricezione di una comunicazione scritta di diffida, la Società avrà il diritto di: a) sospendere immediatamente l'erogazione dei Prodotti e dei servizi correlati; b) risolvere i Termini e la Licenza con effetto immediato mediante comunicazione scritta; c) sospendere l'erogazione dei prodotti e dei servizi ai sensi di eventuali altri contratti in essere con il Cliente.
Il Cliente sarà tenuto al risarcimento di eventuali danni causati alla Società.

9.3. Alla risoluzione dei Termini per qualsiasi causa, il Cliente dovrà cessare immediatamente l'uso dei Prodotti, in tutto e/o in parte, distruggere tutte le copie dei Prodotti, parziali e non, in suo possesso o controllo e, se richiesto dalla Società, fornire una dichiarazione scritta attestante l'avvenuta distruzione. La risoluzione dei Termini non pregiudica i diritti o le obbligazioni delle parti maturati fino alla data di risoluzione.

10. Modifiche contrattuali

La Società si riserva il diritto di apportare modifiche unilaterali ai presenti Termini, previa comunicazione scritta al Cliente con un preavviso di almeno 30 giorni. Le modifiche entreranno in vigore alla scadenza di tale termine, salvo diversa indicazione. Il Cliente avrà la possibilità di recedere dai Termini e dalla Licenza senza penalità qualora non accetti le modifiche proposte, comunicando la propria decisione alla Società entro il termine di preavviso indicato. In assenza di comunicazione da parte del Cliente, si considererà che il Cliente abbia accettato le modifiche apportate, che quindi si applicheranno automaticamente alla Licenza in essere.

11. Confidenzialità

Il Cliente e la Società si impegnano a mantenere riservate e confidenziali tutte le informazioni scambiate nell’ambito dei presenti Termini e/o della Licenza e/o dell’Ordine, incluso senza limitazione dati commerciali, informazioni tecniche, specifiche dei prodotti, codici, documentazione, diagrammi, disegni 2D e 3D, campioni, strategie aziendali, know-how, segreti industriali, informazioni su clienti e fornitori, termini e condizioni economiche e contrattuali, documentazioni e materiali di supporto, e qualsiasi altra informazione identificata come riservata al momento della comunicazione o che non sia espressamente identificata come tale ma che sia di evidente natura riservata, in tutto e/o in parte. Le parti si asterranno dall'utilizzare tali informazioni per scopi diversi da quelli previsti dai Termini e/o dalla Licenza, e non divulgheranno a terzi tali informazioni senza il previo consenso scritto dell'altra parte, salvo che tale divulgazione sia richiesta da legge o da autorità competenti. Le obbligazioni di riservatezza rimarranno in vigore anche dopo la scadenza della Licenza o la risoluzione dei Termini, fino a diversa dichiarazione o autorizzazione scritta da parte della Società.

12. Trattamento dati personali ed Etica

12.4. La Società si impegna a trattare i dati personali del Cliente e dei suoi dipendenti esclusivamente per finalità connesse all'esecuzione dei presenti Termini, incluse senza limitazione la gestione degli Ordini, la fornitura dei Prodotti, l'assistenza tecnica e la fatturazione.

12.5. La Società si impegna a trattare i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e a ogni altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

12.6. La Società potrà trattare dati identificativi, dati di contatto, dati fiscali e dati di utilizzo dei Prodotti da parte del Cliente. La Società si impegna a limitare il trattamento ai soli dati necessari per le finalità indicate.

12.7. Il trattamento dei dati personali avverrà con strumenti manuali e automatizzati, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, e nel rispetto delle misure tecniche e organizzative previste dall'art. 32 del GDPR.

12.8. Il Cliente potrà esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione, inviando una richiesta scritta alla Società all'indirizzo e-mail indicato nei presenti Termini.

12.9. La Società non comunicherà i dati personali del Cliente a terzi, eccetto quando richiesto dalla legge o per finalità strettamente legate all'esecuzione dei presenti Termini. In tali casi, i terzi destinatari saranno soggetti agli stessi obblighi di riservatezza e sicurezza adottati dalla Società.

12.10. I dati personali saranno conservati per il periodo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e trattati, salvo obblighi legali che impongano un periodo di conservazione più lungo.

12.11. Qualora il trattamento dei dati personali comporti la nomina di responsabili esterni del trattamento, la Società si assicurerà che questi rispettino i medesimi obblighi di sicurezza e riservatezza previsti dal GDPR.

12.12. In caso di violazione dei dati personali, la Società informerà il Cliente e, se necessario, l'Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dall'art. 33 del GDPR.

12.13. Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali, il Cliente potrà contattare il responsabile della protezione dei dati (DPO) della Società all'indirizzo privacy@sys-man.it.

12.14. La Politica di Responsabilità Sociale SA8000 è parte integrante dei Termini; pertanto, il Cliente accetta di adottare pratiche sia interne che esterne che rispettino tale politica o standard equivalenti. La Società si riserva il diritto di verificare periodicamente la conformità del Cliente a tali impegni; eventuali violazioni di questi impegni potranno costituire causa di risoluzione dei Termini e della Licenza.

13. Legge applicabile

I presenti Termini sono disciplinati e interpretati secondo la legislazione italiana. Qualsiasi controversia derivante da o relativa alla, validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione dei presenti Termini sarà sottoposta alla giurisdizione esclusiva del Foro di Roma, salvo diverso accordo tra le parti.

14. Disposizioni finali

14.1. I presenti Termini, unitamente all'Ordine e alle eventuali clausole speciali in esso contenute, costituiscono l'intero accordo tra le parti e sostituiscono qualsiasi precedente intesa, scritta o orale, relativa all'oggetto dei medesimi.

14.2. I presenti Termini non creano, né devono essere interpretati, come la creazione di rapporti di collaborazione, dipendenza, associazione o simili tra le parti. Il Cliente agisce in piena autonomia e responsabilità, senza alcun vincolo di subordinazione rispetto alla Società.

14.3. Il mancato esercizio da parte della Società di qualsiasi diritto ad essa riconosciuto dai presenti Termini non costituisce una rinuncia a tale diritto, né deve essere interpretato come tale. Ogni diritto può essere esercitato in qualsiasi momento, senza che il mancato esercizio precedente possa influire sulla sua validità futura.

14.4. La nullità o l'inefficacia di una qualsiasi disposizione dei presenti Termini non inficerà la validità delle restanti disposizioni, le quali continueranno a rimanere efficaci e vincolanti per le parti.